So funktioniert es

s-account
Modul MIETKAUTION ist eine webbasierte, mandantenfähige Mietkautionsverwaltung. Mittels virtueller Konten werden auf Basis eines Treuhandsammelkontos die Mietkautionen rechtssicher verwaltet.

Die Mietkautionsverwaltung bietet eine nahezu vollständige Automatisierung aller notwendigen Prozesse der Mietkautionsverwaltung. Dem Anwender werden stets tagesaktuelle Daten
und Informationen bereitgestellt, und er erhält Hinweise auf alle auszuführenden Aktionen.

Prozess Kontoeröffnung

  • Mieter und Wohnungsunternehmen schließen einen Mietvertrag.
  • Die Stammdaten zu dem Mietvertrag werden durch das Wohnungsunternehmen in elektronischer Form (Datenexport aus Verwaltungssystem oder Stammdatentabelle, bspw. Excel o. ä.) bereitgestellt.
  • Diese werden dann einmalig bzw. regelmäßig automatisch in die S-ACCOUNT Mietkautionsverwaltung importiert.
  • Beim Import wird das virtuelle Konto automatisch im S-ACCOUNT System eröffnet und anschließend ins Soll gestellt
  • Wahlweise kann die Pflege der Stammdaten in S-ACCOUNT und die Erstellung des virtuellen Kontos auch über die moderne Weboberfläche erfolgen.
  • Die Kautionszahlung kann durch Überweisung oder Lastschrift erfolgen.Bei der Verwendung der Lastschrift wird in S-ACCOUNT die notwendige elektronischen Zahlungsverkehrsdateien (SEPA.XML) erzeugt. Diese kann automatisch per EBICS übermittelt oder heruntergeladen werden.
  • Die Lastschrift kann dann Im Zahlungsverkehrsprogramm des Wohnungsunternehmens oder mit FIO-CASH autorisiert werden.
  • Soll oder will der Mieter seine Kaution auf das Treuhandkonto überweisen, so kann in S-ACCOUNT ein entsprechendes Anschreiben oder ein Zahlscheine erstellt werden, um den Vorgang zu unterstützen.
  • (bei Nichtzahlung fällt das Konto in die Mahnlisten und der Mieter kann vom Wohnungsunternehmen mit S-ACCOUNT angemahnt werden)
  • Nach erfolgter Begleichung des geforderten Kautionsbetrages kann in S-ACCOUNT durch das Wohnungsunternehmen ein Bestätigungsschreiben erzeugt werden
  • Die Buchungen zu allen virtuellen Konten werden über elektronische Kontoumsatzdateien (MT940, camt053, etc.) automatisch in S-ACCOUNT eingelesen und zugeordnet

 

Prozess Kontoschließung

  • Der Mieter kündigt den Mietvertrag bei seinem Wohnungsunternehmen
  • Die Stammdaten mit dem Vertragsendedatum werden elektronisch bereitgestellt (Datenexport aus Verwaltungssystem oder Stammdatentabelle, bspw. Excel o. ä.)
  • Das virtuelle Konto wird durch das Mietvertragsende aus dem Stammdatenimport bzw. manuell durch das Wohnungsunternehmen beendet und wird in der Kündigungsliste von S-ACCOUNT angezeigt
  • Das virtuelle Konto wird mit Hilfe der S-ACCOUNT Oberfläche abgerechnet und die zugehörige Zahlungsverkehrsdatei (SEPA.xml) automatisch erzeugt.
  • Die Datei kann heruntergeladen oder per EBICS automatisch an die Bank gesendet werden.
  • Mit der Autorisierung der Zahlungsverkehrsdatei durch das Wohnungsunternehmen findet die Auszahlung an den ehemaligen Mieter statt.
  • Nachdem das Konto abgerechnet wurde, kann das Wohnungsunternehmen ein  Abrechnungsschreiben in S-ACCOUNT erzeugen.
  • Nach erfolgreicher Abrechnung des Kautionskontos wird die Steuerbescheinigung automatisch am Jahresende bzw. unterjährig manuell erzeugt